Kundenkartei im Salon: Was hineingehört und was die DSGVO verlangt
Du willst die Kundenkartei für deinen Friseursalon oder dein Kosmetikstudio neu anlegen oder endlich digital führen? In eine gute Kartei gehören Kontakt, Farbrezept, Schnitt und Vorlieben, jeweils mit Datum. Angaben zu Allergien oder zur Haut können Gesundheitsdaten sein. Die speicherst du nur mit ausdrücklicher Einwilligung.
Das Wichtigste in Kürze
- Hinein gehört, was du für die nächste Behandlung brauchst: Kontakt, Farbrezept, Schnitt, Vorlieben.
- Allergien und Hautbefunde können Gesundheitsdaten sein (Art. 9 DSGVO). Dafür brauchst du eine ausdrückliche Einwilligung, sonst lass sie weg.
- Kunden dürfen erfahren, was du über sie speicherst, auch deine Notizen. Schreib nur, was die Kundin lesen dürfte.
- In hallocard entsteht mit der Stempelkarte eine Kundenliste mit Notizen und Excel-Export. Termine und einen Import gibt es nicht.
Was gehört in eine Kundenkartei beim Friseur oder in der Kosmetik?
Alles, was du oder deine Kollegin beim nächsten Termin wissen müsst. Was du nicht brauchst, schreibst du nicht auf. Das verlangt auch die DSGVO: Daten müssen auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sein (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c).
| Angabe | Beispiel | Hinweis |
|---|---|---|
| Name und Kontakt | Vorname, Nachname, Telefon | für Termine und Rückfragen |
| Farbrezept | Farbe 7.1, Entwickler 6 %, 35 Minuten | immer mit Datum |
| Schnitt und Wünsche | Seiten 3 mm, oben nur Spitzen | spart Fragen am Stuhl |
| Vorlieben | Kaffee schwarz, mag es ruhig | macht den Besuch persönlich |
| Geburtstag | Tag und Monat | nur, wenn du gratulierst |
| Allergien, Hautbefunde | Allergie gegen ein Färbemittel | können Gesundheitsdaten sein, siehe unten |
Preise gehören nicht in jede Karte, sie stehen auf deiner Preisliste. Wie du zum Geburtstag gratulierst, steht im Ratgeber Geburtstagsgrüße an Kunden.
Kundenkartei auf Papier, in Excel oder als App?
Arbeitest du allein und hast wenige Kunden, reicht Papier in einem abschließbaren Schrank. Excel hilft beim Suchen. Aber wer die Datei öffnet, sieht alles. Und sie liegt meist nur auf einem Rechner. Für ein Team ist eine App am bequemsten: Jede sieht dieselben Notizen, auch die Aushilfe am Samstag.
Achte bei einer App auf zwei Dinge: einen Export deiner Daten für einen späteren Wechsel und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem Anbieter.
Was verlangt die DSGVO von deiner Kundenkartei?
Drei Regeln sind für deine Kartei besonders wichtig:
- Zweck: Du erhebst Daten für festgelegte Zwecke, etwa für Behandlung und Termine (Art. 5 Abs. 1 Buchst. b).
- Löschen: Daten bleiben nur so lange, wie der Zweck es verlangt (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e). Verlangt eine Kundin die Löschung, löschst du unverzüglich, wenn ein Grund aus Art. 17 vorliegt. Ein Grund ist, dass du die Daten nicht mehr brauchst.
- Auskunft: Jede Kundin darf erfahren, was du über sie speicherst. Auf Wunsch bekommt sie eine Kopie (Art. 15). Antworten musst du unverzüglich, in der Regel innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3).
Deine Notizen gehören zur Auskunft dazu. Schreib deshalb nur, was die Kundin selbst lesen dürfte. „Mag es ruhig“ geht, ein Urteil über ihr Aussehen nicht.
Darf ich Allergien in der Kundenkartei notieren?
Nur mit ausdrücklicher Einwilligung. Gesundheitsdaten sind nach der DSGVO Daten, aus denen Informationen über den Gesundheitszustand hervorgehen (Art. 4 Nr. 15). Eine Allergie gegen ein Färbemittel kann darunter fallen. Solche Daten zu verarbeiten ist grundsätzlich untersagt (Art. 9 Abs. 1). Eine Ausnahme ist die ausdrückliche Einwilligung für festgelegte Zwecke (Art. 9 Abs. 2 Buchst. a).
- Mit Einwilligung: schriftlich, freiwillig, mit Zweck („damit wir beim Färben auf deine Allergie achten“). Die Kundin kann sie jederzeit widerrufen. Das muss so einfach sein wie das Zustimmen (Art. 7 Abs. 3).
- Ohne Einwilligung: Du notierst nichts zur Gesundheit und fragst vor jeder Farbe im Gespräch nach.
Unsere Empfehlung: Gesundheitsdaten gehören nicht in eine Liste, die das ganze Team sieht. Bewahre Einwilligung und Angaben getrennt auf, etwa in einer verschlossenen Mappe.
Was kann die Kundenliste in hallocard als Kundenkartei?
Mit der digitalen Stempelkarte entsteht in hallocard eine Kundenliste von selbst, weil sich deine Kunden per QR-Code selbst anmelden.
| Das kann sie | Das kann sie nicht |
|---|---|
| Name, E-Mail, Stempel, letzter Besuch, Suche | Termine verwalten: Dein Terminbuch bleibt |
| Notizen, die dein Team beim nächsten Scan sieht | Eine alte Kartei importieren |
| Filter und fünf fertige Gruppen, etwa „Lange nicht da“ | Kunden zeigen, die keine Stempelkarte haben |
| Export als Excel-Datei | Eigene Etiketten vergeben |
Die Liste sehen nur Admins. Mitarbeiter sehen beim Stempeln Name, Stempel und Notizen, nie E-Mail, Telefon oder Geburtsdatum. Deine Kunden sehen ihre Daten unter „Meine Daten“ und löschen auf Wunsch alles selbst. Die Notizen deines Teams sehen sie dort nicht. Fragt eine Kundin nach Auskunft, gehören sie trotzdem dazu.
In die Notizen gehört, was jeder im Team wissen darf, etwa „Farbe 7.1, alle 6 Wochen“. Allergien gehören nicht hinein. Deine alte Kartei überträgst du nach und nach: Kommt eine Kundin, meldet sie sich an und du schreibst ihr Farbrezept in die Notiz. Mehr dazu auf der Seite Kundenliste.
Häufige Fragen
Wie lange darf ich Kundendaten im Salon aufbewahren?
So lange, wie du sie für den Zweck brauchst (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO). Eine feste Zahl steht dort nicht. Leg selbst eine Frist fest, etwa drei Jahre nach dem letzten Besuch. Das ist keine Rechtsberatung.
Was tun, wenn eine Kundin Auskunft über ihre Daten will?
Du gibst ihr Auskunft und auf Wunsch eine Kopie, auch deiner Notizen (Art. 15 DSGVO). Das muss unverzüglich geschehen, in der Regel innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3). Das ist keine Rechtsberatung.
Kann ich meine alte Kundenkartei in hallocard übernehmen?
Nein, einen Import gibt es nicht. Deine Kunden melden sich per QR-Code selbst an. Farbrezept und andere Notizen trägst du dann von Hand nach, am besten beim nächsten Termin.
Gibt es eine Vorlage für eine Kundenkartei?
Eine Vorlage zum Herunterladen haben wir nicht. Die Tabelle oben zeigt die Felder, die eine Kundenkartei im Salon braucht. Lass das Feld für Allergien weg, wenn du keine ausdrückliche Einwilligung einholst.
Quellen
Über den Autor
Ich bin Mutlu Mazici, Gründer von hallocard. Beim Kennenlernen sprichst du direkt mit mir.
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